Nein, hier werden ausnahmsweise keine Ziele definiert.
Das Ziel und der Zweck sind bereits klar:
Prozessoptimierung für eine bessere Steuerung und Durchführung von Prozessen.
Nur deshalb wird BPM gemacht.
Die bestehenden Prozesse können – ja sollten sogar – ansonsten nicht angefasst werden.
1. Prozesslandkarte
Im strategischen BPM geht es zunächst um die Klärung des WAS:
- Welche Prozesse gibt es?
- Und welche sollen optimiert werden?
Es ist sinnvoll, dafür eine Prozesslandkarte zu erstellen und die Prozesse nach den drei Ebenen aus der Fachliteratur zu strukturieren:
- Managementprozesse
- Kernprozesse/Wertschöpfungsprozesse
- Supportprozesse.
Wichtig: Nicht Overengineering betreiben!
Eine vollständige Prozesslandkarte ist nicht notwendig. Eine grobe Übersicht reicht, um die erste zentrale Frage zu stellen:
2. Der Start
Wo beginnen wir bzw. wo liegt der größte Nutzen durch Optimierung?
Ja, ihr könnt 1000 Stunden investieren, um alle Prozesse detailliert zu skizzieren.
Hilft das?
Nein.
Es kostet viel und bringt wenig, auch langfristig.
3. Der erste Bereich
Oft ist allen sehr schnell klar, in welchem Bereich es Handlungsbedarf gibt.
Nach der Auswahl des Bereichs, der optimiert werden soll, muss eine Ebene tiefer eingetaucht werden, um die Prozesse sowie deren Zusammenspiel und Abhängigkeiten zu skizzieren. In einfacher Form, BPMN 2.0 ist nicht notwendig doch erlaubt.
4. Die Problemstellung
Danach werden die entscheidenden Fragen gestellt:
- Wo klemmt es, und was läuft schon gut?
Läuft ein Prozess schon super? Nicht anfassen!
Klemmt es bei einem Prozess bzw. etwas geht immer zu lange oder/und verursacht hohe Kosten oder kann schlecht gesteuert werden?
Diese Prozesse lohnen sich, zuerst zu optimieren und dann zu digitalisieren. Bitte immer in dieser Reihenfolge!
Prozesse müssen zuerst „auf Papier“ optimiert werden, bevor sie digital umgesetzt werden.
Oder wie Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG, es treffend formulierte:
„Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren,
dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.“
5. Die IT-Landschaft
Nachdem der jeweilige Prozess oder die Prozesse neu skizziert wurden – inklusive Verantwortlichkeiten pro Schritt und Abhängigkeiten – wird die Ebene der IT-Landschaft hinzugefügt.
Dadurch wird geklärt:
- Welche Teilprozesse oder Prozessschritte sind bereits in Systemen integriert, und welche nicht?
6. Umsetzung
Auf dieser Basis wird die technologische Umsetzung des Prozesses oder der Prozesse definiert.
Bei der anschließenden Umsetzung empfiehlt es sich, schrittweise vorzugehen und die neuen digitalen Prozesse fortlaufend im Alltag zu betreiben und zu testen.
Auch hier gilt:
Nicht zu viel auf einmal umsetzen, um sofort nachjustieren und optimieren zu können.
