Folgende Aspekte führen zu besseren Meetings:
Klare Zielsetzung
Jedes Meeting braucht ein Durchführungsgrund und somit auch eine klare Zielsetzung. Warum wird das Meeting durchgeführt, was soll damit erreicht werden und was ist das Resultat des Meetings?
Lieferobjekte als Traktanden / Agenda-Punkte
Entsprechend sollte jedes Meeting ein oder mehrere Lieferobjekte (Resultate) beinhalten. Idealerweise stellen diese Lieferobjekte sogleich die Traktanden des Meetings dar. Das Meeting wird somit nicht mit Durchführungs-Punkte wie Begrüßung, Einleitung etc. strukturiert, sondern mit den zu erarbeitenden Lieferobjekten (Resultate).
Strukturierte Agenda
Die zuvor definierten Lieferobjekte bilden sogleich die Agenda ab, welche vorab kommuniziert ist und die Grundlage für das Protokoll ist.
Protokoll
Wird mit einer Agenda gearbeitet, in welcher zuvor die Lieferobjekte definiert wurde, ist 80 % des Protokolls des Meetings bereits zu Beginn vorhanden, und muss während dem Meeting nur noch ergänzt werden. Das Protokoll hält somit alle Inhalte und Entscheidungen des Meetings fest und wird für die Kommunikation (u.a. an Nicht-Teilnehmer:innen) und Ablage (u.a. fürs Festhalten) genutzt.
Wenige Teilnehmer:innen ist besser
Es nehmen nur Teilnehmer:innen teil, welche zur Entscheidung oder zum Inhalt der Lieferobjekte beitragen. Idealerweise dazu nur eine Person pro Inhalt/Lieferobjekt, und nicht mehrere (z.B. des selbes Fachteams)
An Meetings sollten so wenige Personen wie möglich teilnehmen,
dafür aber die richtigen Leute.
Charles W. Scharf, CEO Wells Fargo¹
Klare Rollen der Teilnehmer
Jede:r Teilnehmer:innen hat eine klare Rolle und nimmt (nur) diese ein.
Dies sind insbesondere die Entscheider:innen und Beteiligte bei Umsetzungen, sowie ggf. Lernende. Informanten sind zu vermeiden, da sie auch danach das Protokoll lesen können.
Aktive Teilnahme mit Beitrag zu den Lieferobjekten
Entsprechend gibt es auch nur eine aktive Teilnahme am Meeting, und keine Zuhörer:innen. Alle Teilnehmer:innen eines Meetings haben einen Beitrag zu den Lieferobjekten.
Wenig Zeit ist besser
Meetings sollten weder zu lange noch zu kurz sein. Da in Meetings nicht die Inhalte erklärt und erläutert werden, siehe nächster Hack, werden Meetings meist nur noch max. 1 Stunde dauern.
Das Leben ist zu kurz für lange Meetings.
Kurt Klages²
Keine Info-Meetings
Informationen zu den Inhalten des Meetings werden zuvor mit den Teilnehmer:innen geteilt. Zu Beginn kann abgefragt werden, ob alle das benötigte Wissen haben. Falls nicht, verlässt diejenige:r das Meeting. Meetings sind nicht zur Informations-Übermittlung da.
Moderation
Der/die Sitzungsleiter:innen führt alle Teilnehmer:innen, und stellt die Bearbeitung der Traktanden und somit Erreichung der Lieferobjekte sicher.
Ist es ein Arbeitsmeeting im Sinne eines Workshops, in dem z.B. eine Lösung direkt erarbeitet wird, nimmt der/die Moderator:in nicht an der Erarbeitung teil, sondern fungiert als reine Durchführungsleitung.
Pünktlicher Beginn und Abschluss
Sollte eigentlich selbstverständlich sein, doch ist es leider nicht.
Wer zu spät kommt, kommt nicht mehr rein und wird bald auch nicht mehr eingeladen. Falls die eingeplante Zeit nicht mehr reicht, wird abgebrochen und ein Folgemeeting organisiert – und in der Folge besser geplant.
Meine Pünktlichkeit drückt aus,
dass mir deine Zeit so wertvoll ist wie meine eigene.
Helga Schäferling³
Quellenangaben:
¹ Von brainyquote.com
² Von mehr-fuehren.de
³ Von zitate.de
