Warum gibt es viel zu viele Meetings in Unternehmen?
1) Fehlende Strategie & deren Umsetzung:
Im Unternehmen gibt es keine Unternehmensstrategie mit Zielen oder dies ist nicht kommuniziert oder – wie meisten – nicht ins Operative runtergebrochen.
Entsprechend gibt es viel Bedarf für Absprachen, da die einzelnen Mitarbeitenden nicht selbstständig arbeiten können.
2) Keine Agenda & Ziele vorhanden:
Meetings werden einberufen, ohne dass ein konkretes Ziel oder eine Agenda festgelegt ist.
3) Meetings nur als Austausch-Format
Wer kennt es nicht: Meetings, nur damit alle mitreden können und Bescheid wissen. Sozial mag es schön sein, doch viel Zeit hat es gekostet und nichts gebracht.
Besprechungen heißen so,
weil meistens zu viel besprochen und zu wenig entschieden wird.
Hermann Lahm (Diverse Quellen)
4) Keine Entscheider:innen im Meeting
Während des Meetings wird festgestellt: Diejenige oder derjenige, welche:er entscheidet, ist gar nicht anwesend.
5) Schlechte Kommunikation:
Es gibt keine gute Kommunikation der Ziele oder der benötigten Informationen. Entsprechend gibt es die Notwendigkeit für informellen Austausch – ein Grund für viele Meetings.
6) Schlechte Dokumentation:
Wenn Informationen fehlen oder missverstanden werden, kann dies zu Meetings führen.
7) Kultur der Zusammenarbeit:
In einigen Unternehmen gibt es eine starke Betonung auf Teamarbeit, was zu übermäßigen Meetings führen kann, selbst wenn sie nicht unbedingt notwendig sind.
8) Angst vor Entscheidungen:
Führungskräfte vermeiden auch gerne mal Entscheidungen treffen zu müssen, und ziehen es vor, Meetings abzuhalten, um die Meinungen anderer einzuholen.
9) Übermäßige Transparenz:
Der Wunsch nach Transparenz kann dazu führen, dass zu viele Meetings einberufen werden, um alle auf dem Laufenden zu halten.
10) JF als Führungsinstrument:
Jour fixes haben in den letzten 10 Jahren an Beliebtheit genommen. Manchmal wirklich sinnvoll, z.B. als Sprint-Meeting in einem komplexen Projekt, oft jedoch auch als Führungsinstrument missbraucht – anstelle gut zu führen wird mittels Meetings geführt.
11) Fehlende Richtlinien
Viele Unternehmen haben keine Regeln für Meetings und deren Durchführung. Dies ist der Nährboden für zu viele Meetings. Richtlinien helfen, die Anzahl, Dauer, Form und Teilnehmer:innen von Meetings zu definieren.
Warum habe ICH viel zu viele Meetings?
Alle bereits genannten Gründe können natürlich auch dazu führen, dass eine Person zu viele Meetings hat. Dazu kommt noch:
11) Info-Veranstaltungen
Wiedermal ein Meeting, bei dem ich „nur zur Info“ dabei bin. Siehe dazu auch Punkt 3 & 6.
12) Zu viele Teilnehmer:innen
Bei vielen Meetings – auch bei guten und notwendigen Meetings – sind viel zu viele Teilnehmer:innen dabei. Die Gründe dafür sind verschiedenen.
13) Ja nichts verpassen
Teilnahme an einem Meeting teil, nur weil ich befürchte, wichtige Informationen oder Entscheidungen zu verpassen – oder denke, ich müsse überall wichtiges beitragen (auch als Fear of Missing Out bekannt).
14) Sichtbar sein
An Meeting teilnehmen, auch wenn die eigene Anwesenheit nicht unbedingt erforderlich ist. Z.B. um gesehen zu werden und dadurch „produktiv“ zu sein – oder weil „er/sie da ja dabei sein muss“.
15) Angst vor Isolation
In Remote- oder Hybrid-Arbeitsumgebungen sind Meetings auch eine Möglichkeit, dem Wunsch nach sozialer Interaktion nach zu kommen. Öfter mal ins Büro wäre besser.
16) Selbstüberschätzung
Menschen nehmen auch gerne an Meetings teil, weil sie denken, sie seien sehr wichtig. Das Ego mal zurücknehmen, hilft, an weniger Meetings teilzunehmen.
17) Nie Nein sagen
Wann hast du einfach mal Nein gesagt bzw. auf „Nicht teilnehmen“ geklickt, und bist mal nicht zu einem Meeting gegangen? Egoistische Dringlichkeit.
Die Liste der Gründe kann sicherlich beliebig weitergeführt werden.
