Beyond Transformation
Beyond Transformation
Beyond Transformation

Weniger Meetings. Bessere Meetings. Mehr Produktivität!

Thema: –
4 Min. Lesezeit

Heute hatte ich den ganzen Tag nur Meetings und kam entsprechend zu nichts!

Dieses Meeting ging viel zu lange. Niemand war vorbereitet und am Ende kam nicht wirklich was raus.

Warum war ich in diesem Meeting? Habe wirklich Besseres zu tun.

Eine Info-Mail hätte es auch getan.

Meetings frustrieren und demotivieren

Zu viele Meetings und dazu unnötige Meetings führen oft zu Frustration und Unzufriedenheit. Man kommt zu nichts und fragt sich oft „was soll dieses Meeting wieder?“ Entsprechend leidet die eigene Produktivität enorm darunter – die Arbeit wird ja währenddessen nicht gemacht. Dies demotiviert und führt zu einer unnötigen Ermüdung.

Meetings sind ein Kostenfaktor

Für das Unternehmen bedeuten zu viele Meetings vor allem auch zu viele unnötige Kosten.

  • Meetings kosten pro Teilnehmer:in gem. einer Auswertung von American Express um die 500 €¹.
  • Shopify berechnete intern die Kosten für eine 1/2h Besprechung mit drei Personen auf 700$ bis 1600 $, inkl. einer Führungskraft auf über 1000 $².
  • Oft verbringen Fachkräfte mit Bürojobs deshalb mehr als 1/3 ihrer Arbeitszeit in Konferenzen, Führungskräfte entsprechend noch mehr³.

Doodle schätze 2019 die Kosten von Meetings für die deutsche Wirtschaft
auf 65 Mia. € pro Jahr!⁴

Eigentlich wissen es alle …

Deshalb überrascht es nicht, dass mehr als 1/3 der Berufstätigen schlechte oder unnötige Meetings für die größten vermeidbaren Kosten für Ihr Unternehmen hält⁴.

Das viele Meetings zu lange, zu unstrukturiert, mit zu vielen oder den falschen Teilnehmer:innen sind, oder gänzlich nicht notwendig ist vielen Menschen in Unternehmen bewusst. Doch dagegen wird selten was unternommen wie bei Spotifiy – welches an die 10 000 Kalendereinträge der Mitarbeitenden gelöscht hatte (u.a. wiederkehrende Meetings)⁵.

…und doch ist es vieler Orts so!

Doch warum ist es bei vielen Unternehmen dennoch nicht besser?

Ein paar Gründe dafür sind:

  • Fehlender Fokus im Management
    Mehr Wachstum, Profitabilität und sichtbare Kosten wie Material oder Personal sind für Manager:innen leichter zu sehen und deshalb in ihrem Arbeitsfokus als schlechte und unnötige Meetings.
  • Fehlende Initiative
    Obwohl es vielen tagtäglich bewusst ist, fehlt für eine Verbesserung die Initiative – von den Führungskräften über die Personalabteilung bis zu den Mitarbeitenden.
  • Kein Rezeptbuch für alle
    Bei allen Unternehmen hat es was mit einer „schlechten Meetingkultur“ zu tun, bei jedem einzelnen Unternehmen gibt es jedoch andere Stolpersteine und Angewohnheiten, welche bei der Veränderung zu berücksichtigen sind.
  • Mangelnde Umsetzung
    Ist das Problem mal erkannt und wird was dagegen getan, funktioniert die Veränderung nicht auf den bekannten Herausforderungen eines Change Prozesses: Nicht alle ziehen mit, jede Abteilung macht es anders oder nach paar Monaten ist es wieder wie vorher weil:u.a. weil nicht alle mitziehen oder in ein paar Monaten es doch wieder anders gemacht wird
  • Fehlende Nachhaltigkeit
    Für dauerhafte weniger und bessere Meetings fehlt es meist an der nachhaltigen Umsetzung mit entsprechenden Überprüfungen und Nachjustierungen. Nachhaltigkeit bedeutet immer auch Mehraufwand, um den guten Status quo zu festigen und ggf. auszubauen.
Mehr anzeigen

So gelingt es!

Um weniger und bessere Meeting im Unternehmen nachhaltig zu haben, ist die gemeinsame Erarbeitung des für Ihr Unternehmen richtige Lösung entscheidend. Dies gelingt uns zusammen mit diesen 3 Schritten:

1) Analyse des IST-Zustands im gesamten Unternehmen
Dies erfolgt mittels einer Umfrage im gesamten Unternehmen. Damit wird sichergestellt, dass es nicht eine reine Top-Down-Betrachtung oder dass die Betrachtung auf Einzelmeinungen basiert.
Aus den Ergebnissen der Umfrage wird ein IST-Zustandsbericht erstellt.
2) Definition der Veränderung
Basierend auf dem IST-Zustand und den aktuellen Ursachen für zu viele und zu schlechte Meetings definieren wir zusammen die angestrebte Veränderung.
3) Erarbeitung der Handlungsmassnahmen
Mit der Definition der Veränderung definieren wir in einem 2 Stunden-Workshop die konkreten Handlungsmassnahmen für eine schnell wirksame Veränderung.
Optional: Begleitung bei der Einführung
Gerne stehe ich bei der Einführung der Veränderung hin zu wenigere und besseren Meetings im Unternehmen begleitend an Ihrer Seite. Wir definieren zusammen, wie die Begleitung für euch am hilfreichsten und wirksamsten ist.

Jetzt Kontakt aufnehmen

Erstgespräch vereinbaren Nachricht senden

Quellenangaben:

¹ Artikel in der WirtschaftsWoche, Juni 2024
² Artikel in Capital, 11. August 2023
³ Artikel in der SZ, 4. Februar 2023
⁴ Studie Meeting Status Report 2019, aktualisiert 21. Juni 2023
⁵ Siehe u.a. SZ, 13. Januar 2023 

Weiterführende Lektüre

Menu